Pada materi kali ini kita akan belajar tentang pengertian personil administrasi, macam - macam personil administrasi, tugas dan tanggung jawab personil administrasi dan perangkat kerja personil administrasi.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), pengertian personil adalah pegawai; anak buah; awak. Anda tentu sering mendengar orang mengatakan personil kantor sebagai karyawan, pegawai negeri, pegawai swasta, karyawan tetap, ataupun karyawan honorer.
- Pegawai negeri, yaitu pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah.
- Pegawai swasta, yaitu pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta atau di luar instansi pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut.
- Pegawai tetap, yaitu pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta.
- 4. Pegawai honorer, yaitu pegawai tidak tetap dan belum memiliki status, gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta.
Dari beberapa Pengertian di atas dapat dikatakan bahwa personil administrasi adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan.
Personil administrasi yang baik dan cakap dalam suatu kantor adalah kunci sukses untuk mencapai keberhasilan. Personil administrasi merupakan aparat organisasi dan alat atau sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi, karena personil administrasi mengelola informasi-informasi yang diperlukan bagi berjalannya kegiatan organisasi.
Dengan demikian, sebaiknya seorang personil administrasi atau karyawan kantor harus memiliki kepribadian dan kemampuan kerja di bidang keahliannya.
Macam-macam personil administrasi adalah sebagai berikut:
Administrator atau petugas pelaksana administrasi adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah diterapkan.
Manajer adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakkan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Staf atau pembantu ahli adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dalam kemampuan bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor.
Worker atau pegawai/pekerja
Worker atau pegawai/pekerja adalah para karyawan yang langsung digerakkan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor sehari-hari.
Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil administrasi akan sangat tergantung pada jenis dan besarnya suatu organisasi/kantor tersebut. Pada suatu organisasi/kantor yang kecil, bisa saja seluruh pekerjaan administrasi dilakukan oleh seorang sekretaris, baik untuk membuat surat keluar, mengetik, maupun mengurus laporan keuangan.
Sebaliknya pada organisasi/kantor yang relatif besar, biasanya pekerjaan pada kantor tersebut dibagi-bagi menjadi beberapa unit tersendiri dengan personil masing-masing yang memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda.
Secara umum ada beberapa tugas dan tanggung jawab personil administrasi , yaitu sebagai berikut:
- Kepala kantor/pimpinan kantor/direktur kantor, bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja dan perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.
- Administrator atau bagian administrasi/tata usaha, bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan surat masuk serta urusan kearsipan dan kepegawaian pada umumnya.
- Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk.
- Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar.
- Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor, juga melayani telepon masuk dan telepon keluar. Personil kantor yang terampil adalah personil yang dapat bekerja sesuai dengan standar/ukuran-ukuran yang telah ditentukan, artinya personil tersebut dapat bekerja sesuai dengan mutu, jumlah dan waktu yang telah ditetapkan.
Dengan demikian apabila karyawan atau personil tersebut dapat bekerja melebihi standar yang telah ditetapkan, berarti dia adalah personil yang amat terampil, sebaliknya apabila personil tersebut bekerja tidak dapat memnuhi standar yang telah ditetapkan, berarti dia adalah personil yang kurang terampil atau belum terampil.
Sekarang ini banyak sekali jenis perangkat atau alat peralatan pendukung kerja bagi personil administrasi. Agar para personil administrasi dapat bertugas dengan baik sesuai kebutuhan dan keahliannya, para pimpinan kantor harus memberikan fasilitas yang memadai, sehingga kinerja mereka baik dan dapat dipertanggungjawabkan. Umumnya fasilitas kerja personil administrasi antara lain meja/kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lain sebagainya.
Komputer merupakan mesin elektronik yang mampu menyimpan dan mengolah data. Dengan pesatnya perkembangan teknologi komputer, kemampuan komputer sebagai penunjang kerja kantor semakin meningkat dan berbagai macam perangkat lunak pun (program dan aplikasi) sudah tersedia dan mudah didapat.
Sebelumnya, proses memasukan data harus dilakukan secara manual oleh lebih dari satu orang dengan menghabiskan banyak biaya, tenaga, dan pikiran. Kini dengan bantuan komputer cukup dikerjakan oleh satu orang saja dengan waktu yang relatif singkat dan hasilnya bisa sempurna tanpa salah.
0 Komentar