SURAT-MENYURAT SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI
Kita sudah mengetahui dan sering kita melihat bagaimana cara menyampaikan berita secara lisan. Setelah kita amati dan perhatikan ternyata berkomunikasi secara lisan kurang dapat memenuhi kepuasan si penyampai berita (komunikator) maupu penerima berita (komunikan) karena kurang lengkapnya berita yang disampaikan atau berita yang diterima oleh komunikan. Hal ini disebabkan oleh terbatasnya waktu dan tempat.
 |
| Image by Andrew Lloyd Gordon from Pixabay |
Kita sudah mengetahui bahwa dalam perkembangan dunia komunikasi, melalui teknologi modern banyak sekali media-media komunikasi telah dciptakan untuk memudahkan orang saling menyampaikan berita.
Misalnya melalui telepon, TV, telegram, radio, serta media komunikasi lainnya. Akan tetapi, untuk lebih memuaskan pemakai jasa komunikasi jangan dilupakan komunikasi tertulis, yaitu surat
Sebelum membahas lebih jauh mengenai surat atau surat-menyurat, kita harus uraikan ke dua istilah tersebut
1. Pengertian surat
Dalam pengertian sehari-hari surat umumnya dikenal sebagai alat untuk menyampaikan berita secara tertulis. Pengertian tersebut adalah pengertian dalam arti yang sempit. sedangkan dalam arti yang luas surat mencakup informasi tertulis berupa rekaman berita yang dibuat dengan maksud tertentu.
Dalam hal ini (informasi tertulis) adalah informasi berupa kabar atau berita seperti surat berita yang sudah umum dikenal. Misalnya surat panggilan
Sedangkan informasi berupa rekaman berita secara tertentu. Misalnya Akta, Kartu Indentitas.
2. Pengertian Surat menyurat.
Penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain/atas nama/perseorangan (pribadi) atas nama jabatan dalam suatu organisasi. Kegiatan saling berkirim surat oleh perorangan atau organisasi disebut surat-menyurat atau korespondesi. Para pelaku dalam korespondensi disebut korseponden.
Dengan demikian surat tersebut baru dapat dikatakan surat manakala memenuhi 5 syarat
a. kertas/Benda lainnya
b. ada pengirimnya
c. ada penerimanya
d. ada informaasi
e. saling pengertian
3. Tujuan Penulisan surat.
Setiap orang mempunyai tujuan. Untuk mencapai tujuan itu orang yang tergabung di dalamnya harus mengadakan kerja sama. Untuk melaksanakan kerja sama harus ada komunikasi. Komunikasi ini dapat dilakukan dengan isyarat, lisan, maupun tertulis. Dengan komunikasi lisan biasanya penyampaian informasi tak terlalu lengkap dan tidak selalu lancar seperti yang diharapkan oleh pengirim atau penerima berita. Gangguan-gangguan ini mungkin berupa gangguan lingkungan, fisik, bahasa dan lain-lain. Akibat dari gangguan-gangguan tersebut dapat berakibat:
a. Warta yang dikomunikasikan tidak sampai atau terlambat sampai tujuan
b. Warta yang dikomunikasikan tidak dipahami oleh penerima.
c. Si penerima salah menafsirkan isi surat, akibatnya salah mengambil sikap atau keputusan.
d. Warta tidak ditanggapi sebagaimana mestinya atau mungkin tidak ditanggapi sama sekali.
Dalam penulisan surat bukan tidak ada gangguan atau hambatannya, tetapi sangat kecil, oleh karena itu suatu kantor atau organisasi sangat diharapkan sekali setiap pegawai ataupun pimpinan harus terampil membuat surat.
4. Fungsi surat
Fungsi utama surat adalah sebagai alat komunikasi tertulis yang sangat efisien.
Fungsi tambahannya sebagai
a. alat bukti yang autentik (hitam diatas putih)
b. alat pengingat
c. alat bertukar pikiran
d. dokumentasi historis (sejarah)
e. pedoman/dasar untuk bertindak
f. jaminan keamanan (SIM, STNK)
g. wakil/duta
h. ukuran /barometer maju mundurnya perusahaan atau organisasi.
0 Komentar