Unsur-unsur Administrasi

Unsur-unsur Administrasi

Menurut The Liang Gie  dalam bukunya ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN mengandung 8 (delapan Unsur)

1.    Pengorganisasian

2.    Manajemen

3.    Tata hubungan

4.    Kepegawaian’

5.    Keuangan

6.    Perbekalan

7.    Tata Usaha

8.    Perwakilan\

 

Kedelapan unsur tersebut saling keterkaitan dan membentuk satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dalam menunjang seluruh proses kerja sama yang dilakukan sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

 

Untuk lebih jelasnya mari kita kupas satu demi satu kedelapan unsur tersebut

 

1.    Pengorganisasian artinya apa...?

Pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu. Misalnya OSIS, Karang Taruna dsb

2.    Manajemen apa maksudnya....?

Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama (di pengorganisasian) benar-benar tercapai. Misalnya : Ketua

3.    Tata hubungan maksudnya.....

Tata hubungan merupakan serangkaian perbuatan menyampaikan warta/berita dari pihak satu ke pihak lain dalam usaha kerja sama.. Misalnya : Humas

4.    Kepegawaian  tugasnya......

mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

5.     Keuangan yang mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama

6.    Perbekalan yang mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang  tidak diperlukan lagi dalam usaha kerja sama.

7.    Tata Usaha bertugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama.

8.    Perwakilan adalah merupakan serangkaian perbuatan menciptakan  hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

 

Nah.....setelah kalian membaca serta membayangkan kedelapan unsur yang dikemukakan di atas maka timbul pertanyaan-pertanyaan

a.    Apakah di sekolah/sekitar tempat tinggal kalian ada administrasi, bila ada wujudnya berupa apa

b.    Apakah kalian terlibat dalam administrasi tersebut

c.    Peran kalian sebagai apa dalam organisasi tersebut.

Dari ketiga pertanyaan tersebut wajib di jawab

 

 

FUNGSI ADMINISTRASI

1.    Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan

2.    Fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai

3.    Fungsi analisis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan, seperti membuat kepoutusan pembelian barang.

4.    Fungsi interpersonal, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain (misalnya mengkoordinasikan team)

5.    Fungsi Manajerial, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan permotivasian.

 

 

KANTOR

Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personil (pegawai) dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan organisasi

atau

Tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta perabot dan perlengkapannya (mesin-mesin kantor)

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa KANTOR : merupakan wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan/aktivitas tata usaha.

 

TUJUAN KANTOR DIDIRIKAN

Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman

 

FUNGSI KANTOR

a.    MENERIMA INFORMASI

 menerima berbagai bentuk informasi (surat, Panggilan telepon, pesanan)

b.    MEREKAM INFORMASI

agar informasi dapat dengan segera disiapkan apabila manajemen memintanya atau untuk kepentingan hukum sebagai alat bukti dan pengendalian perusahaan

c.    MENGATUR INFORMASI

Dari berbagai bentuk informasi diatur secara sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan oleh parapihak yang membutuhkan dengan maksimal. (misalnya laporan dari suatu kegiatan promosi perusahaan yang menyajikan informasi secara jelas dan dapat terbaca dengan baik)

d.     MEMBERI INFORMASI

Memberikan informasi kepada para pihak yang membutuhkan

e.    MELINDUNGI ASET/HARTA

Segala bentuk informasi/data yang di terima kantor  merupakan aset atau harta yang dimiliki kantor tersebut benar-benar digunakan untuk kepentingan perusahaan dan informasi tidak jatuh ke pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

 

 

Materi Rekomendasi