Pengertian Administrasi Kantor

PENGERTIAN ADMINISTRASI KANTOR

Istilah administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (Manajemen kantor)  Berikut pendapat dari para ahli

1.    William Spriegel dan Ernest Davies

Dalam bukunya berjudul Principle of Bussines Organization and Operation

Manajemen kantor adalah pengarahan seluruh terhadap kegiatan-kegiatan (transportasi, manufakturing, pergudangan dan penjualan)

2.    George R. Terry

Dalam bukunya berjudul Office Mangement and Control

Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, mengkoordinasian, dan pengawasan pekerjaan kantor daan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

3.    Arthur Granger

Dalam bukunya berjudul  National Office Management Association Report

Manajemen Kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4.    William Leffingwell dan Edwin Robinson

Dalam bukunya berjudul Textbook of Office Management mengemukakan

Manajemen kantor sebagai fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaiatan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efesien, kapan pun dan di manapun pekerjaan itu dilakukan.

5.    W.H. Evans

Dalam buku administrasi perkantoran modern Administrasi perkantoran  sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi.

 

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa : Administrasi perkantoran atau  manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan

a.    Merencanakan

b.    Mergorganisasi (mengatur dan menyusun)

c.    Mengarahkan

d.    Mengawasi (melakukan kontrol)

e.    Menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan kantor/tatausaha

Naaaah......... bila tidak tertib administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat pengambilan kebijaksanaan/keputusan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan kemajuan organisasi.

RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN

Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan saran fasilitas kerja perkantoran.

1.    Kegiatan kantor

Kegiatan kantor di setiap perusahaan berbeda antara satu dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang hendak dicapai oleh sebuah perusahaan akan semakin besar pula  kegiatan perkantoran yang akan dilakukan.

Kegiatan-kegiatan kantor pada umum sebagai berikut:

a.    Perencanaan perkantoran/office pleaning

Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor dengan meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor

Perencanaan tersebut dapat berupa :

~ Perencanaan gedung                     ~ Metode dan standarisasi pekerjaan kantor

~ tata ruang gedung                          ~ Anggaran (budgeting)

~ Penerangan/cahaya                        ~ Standar kualitas kerja

~ ventilasi                                            ~ Sistem Informasi dan telekomonikasi

~Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

b.    Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)

Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi  dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :

~ Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien

~ Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

~ Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat/sesuai dengan kebutuhannya.

c.    Pengarahan perkantoran (office actuating)

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target

obyek yang di awasi meliputi:

~ penggunaan peralatan dan perabot kantor

~ metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

~ kualitas pekerjaan kantor

~ pelayanan kantor

~ waktu

~ biaya perkantoran.

2.    Sarana dan fasilitas kerja perkantoran

a.    Lokasi Kantor

~ Faktor keamanan

~ Faktor lingkungan

~ Faktor harga

b.    Gedung

~ Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

~ Memiliki fasilitas yang memadai

~ Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

c.    Peralatan

~ Perabot kantor (office furnitur) meja kursi, rak, laci

~ Perbekalan kantor (office supplies)  kertas, pena, tinta, printer (habis pakai)

d.    Interior

Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor (penerangan, ventilasi, plafon, jendela dll)

e.    Mesin-mesin kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor

Materi Rekomendasi