Mengindentifikasi Jenis Jenis Surat/Dokumen

Kategori Surat Penting

Kantor identik dengan kegiatan surat menyurat. Ada berbagai macam surat yang diterima oleh suatu kantor, antara lain surat pribadi, surat niaga, surat dinas dan kemudian mengelompokkan sesuai dengan kelompoknya.

Image by David Schwarzenberg from Pixabay

1. Surat pribadi. Surat ini dapat dilihat dari amplopnya. Pada amplop surat pribadi terdapat nama pihak yang akan dituju, selain itu, amplop yang digunakan tidak berkop dan biasanya menggunakan amplop airmail
2. Surat Rahasia. Sama seperti surat pribadi, surat rahasia dapat diketahui dari amplopnya, pada amplop surat rahasia, terdapat stempel (R), (RHS), (RAHASIA), ataupun CONFIDENTAL, serta menggunakan amplop resmi berkop, disaming itu menggunakan amplop rangkap.

Surat dinas, surat resmi, dan surat niaga, adalah surat yang berasal dari institusi/perusahaan dengan ciri menggunakan amplop berkop yang ditujukan ke jabatan seseorang di kantor.

Amplop surat dinas, surat resmi, ataupun surat niaga dapat dibuka terlebih dahulu. Namun tidak demikian halnya dengan surat pribadi dan surat rahasia. Ia tidak boleh dibuka dan dibaca dengan alasan apapun. Segera berikan surat pribadi dan surat rahasia kepada pihak yang dituju.

Setelah amplop surat dibuka dan surat dibaca, dan jika surat tersebut memiliki ciri di bawah ini.

1. Jika surat tersebut hilang atau terlambat, akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.
2. Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang harus segera dilaksanakan.
3. Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga akan menimbulkan kesulitan jika informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut.
4. Surat tersebut mempunyai informasi yang bernilai guna sehingga perlu disimpan.

Surat tersebut dapat digolongkan sebagai surat penting dan memerlukan penanganan segera. Pada proses penanganan surat dengan menggunakan sistem kartu kendali, yang di maksud dengan surat penting adalah surat yang apabila telah diproses/digunakan, nantinya masih mempunyai nilai guna dan akan disimpan sebagai arsip..

Jika sebuah surat harus dibalas atau ditindaklanjuti pada hari yang sama, surat tersebut juga dapat dikategorikan sebagai surat penting. Ketika anda menerima beberapa surat penting pada hari yang sama, identifikasinlah surat-surat tersebut berdasarkan pengirim surat, tujuan surat dan perihal surat. Kemudian buatlah prioritas penanganan surat-surat tersebut dan berilah tanda khusus/kode pada surat tersebut.

Materi Rekomendasi